Cómo enviar SMS masivos desde Excel o Google Sheets

Por qué enviar desde una hoja de cálculo

Si tienes una lista de clientes, pacientes, socios o alumnos, ya está en una hoja de cálculo. Lo habitual para enviarles un SMS a todos es una pasarela de SMS: pagas por mensaje (en Europa, a menudo entre cinco y nueve céntimos cada uno), registras un remitente, esperas la aprobación y los mensajes llegan desde un número que nadie reconoce.

DroidSender va por otro camino. Un móvil Android normal con una SIM normal se convierte en el remitente. Subes la hoja de cálculo en el ordenador, el móvil envía los SMS con tu tarifa de siempre y las respuestas vuelven al mismo número que tus clientes ya tienen guardado. Esta guía recorre todo el proceso, desde la hoja de cálculo hasta la primera respuesta.

¿Es la primera vez que envías SMS masivos? Empieza por cómo enviar SMS masivos desde el ordenador, gratis y con tu propio número.

Prepara la hoja de cálculo

Una columna contiene los números de teléfono. Vale cualquier encabezado: DroidSender encuentra solo la columna de los números y, después de subir el archivo, te muestra cuál ha usado.

Cada una de las demás columnas se convierte en una variable que puedes usar en el mensaje. Un archivo mínimo tiene este aspecto:

teléfono	nombre	hora
+12025550143	Marta	09:30
+12025550176	Juan	10:15
3105550198	Ana	11:00

Algunas cosas que te ahorran problemas después:

• Vale cualquier país. Los números pueden ser de cualquier sitio; lo que importa es la SIM del móvil que envía. Si la SIM es del mismo país que los números, no necesitas el prefijo: 3105550198 se lee como un número de EE. UU. con una SIM de EE. UU., y 07911 123456 como un número del Reino Unido con una SIM del Reino Unido. El país se detecta automáticamente a partir de la SIM.
• Usa el formato internacional (+ y el código de país, como +12025550143) cuando la lista mezcle países o cuando los números no sean del país de la SIM.
• Una fila por persona. Los números duplicados se omiten automáticamente y aparecen en una lista antes de enviar.
• Mantén la fila de encabezados. Es la que da nombre a las variables. Una columna llamada «nombre» se convierte en la variable @{nombre}.
• Las celdas vacías no son un problema, pero el mensaje de esa persona tendrá un hueco donde iba la variable. Rellena la columna o no la uses en el mensaje.

El archivo puede ser .xlsx, .xls o .csv, de hasta 10 MB.

Exporta desde Google Sheets

Google Sheets no se sube directamente, pero exportar lleva diez segundos. Abre la hoja y ve a Archivo, Descargar, Microsoft Excel (.xlsx) o Valores separados por comas (.csv). Sirve cualquiera de los dos. Si la hoja tiene varias pestañas, el .xlsx las conserva todas y se usa la primera; el .csv exporta solo la pestaña que tienes abierta.

Los archivos de Excel se suben tal cual. Si tienes la lista en Numbers, Notion o un CRM, expórtala a .csv y estarás en el mismo punto.

Conecta el móvil

El móvil hace de pasarela, así que hay que vincularlo una vez. Esta es la parte que lleva los cinco minutos, y solo la haces la primera vez.

1. En el ordenador, inicia sesión en DroidSender con tu cuenta de Google. Lo primero que ves es Conectar un teléfono, con un código QR.
2. Apunta la cámara del móvil al código QR y toca Descargar la app. Es un APK, no una app de Play Store, porque Google restringe las apps que envían SMS de esta forma. Android te avisará de que el archivo viene de fuera de la tienda; ese aviso es normal, y el ordenador te indica qué botón tocar en cada uno. Instálala y ábrela.
3. Escribe en la app del móvil el código de seis caracteres que aparece en el ordenador.
4. Concede los permisos que pide Android. La app los necesita para enviar, para leer las respuestas y para seguir funcionando en segundo plano.
5. Después, la app te pregunta si quieres importar tus conversaciones actuales. Di que sí, para que, cuando alguien responda más adelante, veas todo el historial y no un número suelto.

De vuelta en el panel, el móvil aparece como conectado, con su batería y si está en línea. Si más adelante se desconecta, la campaña espera en la cola y continúa cuando vuelve.

Crea la campaña y sube el archivo

Ve a Campañas y haz clic en Nueva campaña.

1. Ponle un nombre que reconozcas dentro de un mes, como «Recordatorios de citas de octubre».
2. Elige el móvil que envía. Si tienes varios móviles en la cuenta, aquí eliges cuál envía. Solo puedes elegir móviles en línea; si el tuyo está desconectado, deja el campo vacío y la campaña saldrá cuando vuelva a haber un móvil disponible. También puedes permitir que otro móvil lo sustituya si el elegido está desconectado en el momento del envío.
3. Sube el archivo. Arrastra el .xlsx o el .csv al cuadro Contactos. Lee el archivo, te dice cuántos números ha encontrado y muestra las columnas adicionales como variables. Si algunas filas no tienen un número válido, las ves en una lista con el motivo, y tú decides si continúas con el resto.

Todavía no se ha enviado nada. La campaña solo existe cuando pulsas Crear campaña, o Guardar borrador para terminarla más tarde.

Escribe el mensaje con los datos de cada persona

Puedes enviar exactamente el mismo texto a todos. O puedes personalizarlo: escribe @ en el cuadro del mensaje, elige una columna y se inserta en el texto como variable. En el momento del envío, cada persona recibe su propio valor.

Hola @{nombre}, tu cita es mañana a las @{hora}. Responde SI para confirmar.

Marta recibe «Hola Marta, tu cita es mañana a las 09:30», y Juan, la suya. La misma campaña, un mensaje distinto para cada fila.

Dos cosas a vigilar mientras escribes:

• La longitud. Un SMS estándar tiene 160 caracteres. Los caracteres con acento (ã, ç, ê, etc.) pasan el mensaje a otro alfabeto en el que el límite baja a 70, así que un recordatorio de dos líneas se convierte en dos o tres mensajes. El editor lo cuenta por ti y te ofrece convertir los acentos con un clic.
• Las variables que se alargan. Un nombre es corto; una dirección completa, no. Revisa la vista previa con el valor más largo de tu archivo.

Envía ya o programa el envío

Pulsa Crear campaña para enviar ahora mismo, o marca Programar el inicio, elige la fecha y la hora en que tus clientes de verdad leen los SMS (a media mañana, mejor que a las 11 de la noche) y pulsa Programar campaña.

Antes de que salga nada, el mensaje pasa una revisión automática rápida. Es un control de seguridad del contenido y está ahí para proteger tu número. Tarda unos segundos. Si el texto coincide con un patrón que necesita que lo mire una persona, la campaña queda retenida y el panel te dice por qué; si la duplicas con otra redacción, se vuelve a enviar.

Luego empieza, y ves cómo se llena la barra de progreso.

Qué pasa mientras se envía

Envía a un ritmo humano, más o menos un mensaje cada par de segundos. No dispara toda la lista de golpe, y es a propósito: así te llevas bien con tu operadora y tu número se mantiene limpio. Una lista de 1.000 números tarda unos 35 a 40 minutos.

No se pierde nada. Cada mensaje espera en la cola y sale en orden. Si el móvil se queda sin cobertura o sin batería, la cola espera y continúa. En la página de la campaña ves qué se entregó, qué falló y por qué, y desde qué móvil salió cada mensaje.

Adónde van las respuestas

Esta es la parte que la mayoría no se espera. Ve a Conversaciones. Ahí están todos los hilos de ese móvil y, cuando la gente responde, sus respuestas aparecen junto a lo que les enviaste. Respondes desde el ordenador, como en WhatsApp Web, y la respuesta sale desde el número que tus clientes ya reconocen.

Así que no es solo un envío en una dirección. Una campaña desde una hoja de cálculo se convierte en un canal real de ida y vuelta, que funciona con el móvil que llevas en el bolsillo.

Errores habituales

• Se eligió la columna equivocada. Después de subir el archivo, elige la correcta en «Números de teléfono de la columna».
• La columna de números tiene una fórmula o formato de número. Excel quita el + o el 0 del principio. Da formato de texto a la columna antes de escribir, o usa el formato internacional con el + delante.
• Números locales de otro país. Un número del Reino Unido escrito como 07911 123456 no se puede leer con una SIM de EE. UU. Escríbelo con el código de país: +44 7911 123456.
• Los chats RCS están activados en la app de mensajes del móvil. Con RCS activado, Android deja de entregar los mensajes como SMS y la sincronización se detiene. Desactiva RCS en los ajustes de la app de mensajes.
• Enviar 3.000 mensajes el primer día. Las operadoras notan los saltos bruscos. Empieza con unos cientos y luego sube el volumen.
• Hacer pruebas con clientes reales. Pon tu propio número en la primera fila y envía una campaña de uno antes de la de verdad.