Como enviar SMS em massa a partir de um Excel ou Google Sheets

Porquê enviar a partir de uma folha

Se tens uma lista de clientes, utentes, sócios ou alunos, ela já está numa folha de cálculo. A forma habitual de mandar um SMS a todos é um gateway de SMS: pagas por mensagem (na Europa, muitas vezes cinco a nove cêntimos cada), registas um remetente, esperas pela aprovação, e as mensagens chegam de um número que ninguém reconhece.

O DroidSender faz o caminho ao contrário. Um telemóvel Android normal, com um cartão SIM normal, passa a ser o remetente. Carregas a folha no computador, o telemóvel envia pelo tarifário que já tens, e as respostas voltam ao número que os teus clientes já têm guardado. Este guia percorre tudo, da folha à primeira resposta.

Preparar a folha

Uma coluna tem de ter os números de telefone, e o cabeçalho dela tem de ser exactamente phone. É esse o nome que o carregamento procura; com outro nome os números não são detectados.

Todas as outras colunas viram variáveis que podes usar na mensagem. Um ficheiro mínimo é assim:

phone	nome	hora
+12025550143	Maria	09:30
+12025550176	John	10:15
3105550198	Ana	11:00

Alguns cuidados que poupam trabalho depois:

• Funciona com qualquer país. Os números podem ser de onde for; o que conta é o SIM do telemóvel que envia. Se o SIM for do mesmo país dos números, não precisas do indicativo: 3105550198 é lido como número americano num SIM americano, 912345678 como número português num SIM português. O país é detectado automaticamente pelo SIM.
• Usa o formato internacional (+ e indicativo, como +12025550143) quando a lista mistura países, ou quando os números não são do país do SIM.
• Uma linha por pessoa. Os números repetidos são ignorados automaticamente e listados antes de enviares.
• Mantém a linha de cabeçalho. É ela que dá nome às variáveis. "nome" no cabeçalho é o que escreves como @nome na mensagem, e "phone" é o que marca a coluna dos números.
• Células vazias não são problema, mas a mensagem dessa pessoa fica com um buraco onde estava a variável. Preenche a coluna ou deixa-a fora da mensagem.

O ficheiro pode ser .xlsx, .xls ou .csv, até 10 MB.

Exportar do Google Sheets

O Google Sheets não carrega directamente, mas a exportação leva dez segundos. Abre a folha e vai a Ficheiro, Transferir, Microsoft Excel (.xlsx) ou Valores separados por vírgulas (.csv). Qualquer um serve. Se a folha tiver vários separadores, o .xlsx guarda todos e é usado o primeiro; o .csv exporta só o separador que tens aberto.

Os ficheiros Excel carregam-se tal como estão. Se a lista vive no Numbers, no Notion ou num CRM, exporta para .csv e ficas no mesmo ponto.

Ligar o telemóvel

O telemóvel é o gateway, por isso tem de ser emparelhado uma vez. É esta a parte que leva os cinco minutos, e só se faz da primeira vez.

1. No telemóvel, abre droidsender.com/pt/instalar e transfere a app. É um APK, não uma app da Play Store, porque a Google restringe as apps que enviam SMS desta forma. O Android avisa que o ficheiro vem de fora da loja; o aviso é normal. Instala e abre.
2. No computador, entra no painel com a tua conta Google. A primeira coisa que vês é um aviso de que não há nenhum telemóvel ligado. Clica nele e, em Telemóveis, carrega em Ligar telemóvel. Recebes um código de seis caracteres.
3. Escreve o código na app do telemóvel. Ela pergunta se queres importar as conversas que já lá estão. Diz que sim, para que, quando alguém responder mais tarde, vejas o histórico todo e não só um número.
4. Dá as permissões que o Android pede. A app precisa delas para enviar, para ler as respostas e para continuar a correr em segundo plano.

De volta ao painel, o telemóvel aparece como ligado, com a bateria e se está online. Se ficar offline mais tarde, a campanha espera na fila e retoma quando ele voltar.

Criar a campanha e carregar o ficheiro

Vai a Campanhas e carrega em Nova campanha.

1. Dá-lhe um nome que reconheças daqui a um mês, como "Lembretes de consultas de outubro".
2. Escolhe o telemóvel que envia. Se tens vários telemóveis na conta, é aqui que escolhes qual. Podes também autorizar outro a substituí-lo se o escolhido estiver offline na hora do envio.
3. Carrega o ficheiro. Larga o .xlsx ou .csv na caixa de Contactos. Ele lê o ficheiro, diz quantos números encontrou e lista as outras colunas como variáveis. Se algumas linhas não tiverem número válido, vês a lista com o motivo e decides se continuas com as restantes.

Ainda não saiu nada. A campanha é um rascunho até carregares em enviar.

Escrever a mensagem com os dados de cada pessoa

Podes enviar exactamente o mesmo texto a toda a gente. Ou personalizar: escreve @ na caixa da mensagem, escolhe uma coluna, e ela entra no texto como variável. Na hora do envio cada pessoa recebe o seu valor.

Olá @nome, a sua consulta é amanhã às @hora. Responda SIM para confirmar.

A Maria recebe "Olá Maria, a sua consulta é amanhã às 09:30", o João recebe a dele. A mesma campanha, uma mensagem diferente por linha.

Duas coisas a vigiar enquanto escreves:

• O comprimento. Um SMS normal tem 160 caracteres. Os acentos (ã, ç, é e afins) mudam a mensagem para outro alfabeto em que o limite desce para 70, e um lembrete de duas linhas passa a duas ou três mensagens. O compositor conta isto por ti e oferece-se para converter os acentos com um clique.
• Variáveis que ficam compridas. Um nome é curto; uma morada completa não é. Vê a pré-visualização com o valor mais longo do teu ficheiro.

Enviar já ou agendar

Carrega em Enviar agora, ou escolhe Agendar campanha e marca o dia e a hora em que os teus clientes lêem mesmo SMS (meio da manhã ganha às 23h).

Antes de sair alguma coisa, a mensagem passa por uma revisão automática rápida. É uma verificação de segurança ao conteúdo e existe para proteger o teu número. Leva segundos. Se o texto bater num padrão que precisa de um olhar humano, a campanha fica retida e o painel diz-te porquê; duplicá-la com o texto ajustado volta a enviá-la.

Depois começa, e vês a barra de progresso a encher.

O que acontece enquanto envia

Envia a um ritmo humano, mais ou menos uma mensagem a cada dois segundos. Não dispara a lista inteira de uma vez, e isso é de propósito: é assim que ficas de bem com a operadora e que o teu número se mantém limpo. Uma lista de 1.000 números leva cerca de 35 a 40 minutos.

Não se perde nada. Cada mensagem fica na fila e sai por ordem. Se o telemóvel perder rede ou bateria, a fila espera e retoma. Na página da campanha vês o que foi entregue, o que falhou e porquê, e de que telemóvel saiu cada mensagem.

Para onde vão as respostas

Esta é a parte que a maior parte das pessoas não espera. Vai a Conversas. Todos os fios desse telemóvel estão lá, e quando as pessoas respondem, as respostas caem ao lado do que lhes enviaste. Respondes do computador, como no WhatsApp Web, e a resposta sai do número que os teus clientes já reconhecem.

Ou seja, não é só disparar mensagens. Uma campanha a partir de uma folha passa a ser um canal a sério nos dois sentidos, a correr no telemóvel que tens no bolso.

Erros comuns

• A coluna dos números não se chama phone. Muda o cabeçalho para phone antes de carregar.
• A coluna dos números tem uma fórmula ou está formatada como número. O Excel deita fora o + ou o 0 inicial. Formata a coluna como texto antes de escrever, ou usa o formato internacional com o + à frente.
• Números de outro país sem o +. Um número português num SIM americano escrito como 351912345678 é lido como número americano e falha. Põe o + sempre que o número não for do país do SIM.
• As conversas RCS estão ligadas na app de mensagens do telemóvel. Com o RCS ligado, o Android deixa de entregar as mensagens como SMS e a sincronização pára. Desliga o RCS nas definições da app de mensagens.
• Enviar 3.000 mensagens no primeiro dia. As operadoras reparam em saltos repentinos. Começa com algumas centenas e sobe o volume depois.
• Testar com clientes a sério. Põe o teu número na primeira linha e envia uma campanha de um antes da verdadeira.