Comment envoyer des SMS en masse depuis Excel ou Google Sheets

Pourquoi envoyer depuis un tableur ?

Si vous avez une liste de clients, de patients, d’adhérents ou d’élèves, elle se trouve déjà dans un tableur. La méthode habituelle pour leur écrire à tous passe par une passerelle SMS : vous payez chaque message (en Europe, souvent cinq à neuf centimes l’unité), vous enregistrez un nom d’expéditeur, vous attendez la validation, et les SMS arrivent depuis un numéro que personne ne reconnaît.

DroidSender prend un autre chemin. Un téléphone Android ordinaire, avec une carte SIM ordinaire, devient l’expéditeur. Vous importez le tableur sur l’ordinateur, le téléphone envoie les SMS avec votre forfait actuel, et les réponses reviennent sur le numéro que vos clients ont déjà enregistré. Ce guide vous accompagne du début à la fin, du tableur jusqu’à la première réponse.

Vous débutez avec les SMS en masse ? Commencez par comment envoyer des SMS en masse depuis votre ordinateur, gratuitement, avec votre propre numéro.

Préparer le tableur

Une colonne contient les numéros de téléphone. N’importe quel en-tête convient : DroidSender trouve tout seul la colonne des numéros et vous indique laquelle il a retenue après l’import.

Chaque autre colonne devient une variable utilisable dans le message. Un fichier minimal ressemble à ceci :

téléphone	nom	heure
+33639980001	Marie	9h30
+33639980002	Julien	10h15
0639980003	Anne	11h00

Quelques précautions qui évitent des soucis plus tard :

• Tous les pays fonctionnent. Les numéros peuvent venir de n’importe où ; ce qui compte, c’est la carte SIM du téléphone qui envoie. Si la SIM est du même pays que les numéros, l’indicatif n’est pas nécessaire : 0639980003 est lu comme un numéro français sur une SIM française, 0470 12 34 56 comme un numéro belge sur une SIM belge. Le pays est détecté automatiquement à partir de la SIM.
• Utilisez le format international (+ et indicatif du pays, comme +33639980001) quand la liste mélange plusieurs pays, ou quand les numéros ne sont pas du pays de la SIM.
• Une ligne par personne. Les numéros en double sont ignorés automatiquement et listés avant l’envoi.
• Gardez la ligne d’en-tête. C’est elle qui donne leur nom aux variables. Une colonne appelée « nom » devient la variable @{nom}.
• Les cellules vides ne posent pas de problème, mais le message de la personne concernée aura un trou à la place de la variable. Remplissez la colonne ou ne l’utilisez pas dans le message.

Le fichier peut être en .xlsx, .xls ou .csv, jusqu’à 10 Mo.

Exporter depuis Google Sheets

Google Sheets ne s’importe pas directement, mais l’export prend dix secondes. Ouvrez la feuille, puis Fichier, Télécharger, Microsoft Excel (.xlsx) ou Valeurs séparées par des virgules (.csv). Les deux fonctionnent. Si le fichier a plusieurs onglets, le .xlsx les garde tous et c’est le premier qui est utilisé ; le .csv n’exporte que l’onglet ouvert.

Les fichiers Excel s’importent tels quels. Si votre liste est dans Numbers, Notion ou un CRM, exportez-la en .csv et vous en êtes au même point.

Connecter le téléphone

C’est le téléphone qui sert de passerelle : il faut donc l’associer une fois. C’est l’étape qui prend les cinq minutes, et vous ne la faites que la première fois.

1. Sur l’ordinateur, connectez-vous à DroidSender avec votre compte Google. La première chose que vous voyez est Connecter un téléphone, avec un code QR.
2. Pointez l’appareil photo du téléphone vers le code QR et touchez Télécharger l’app. C’est un APK, pas une app du Play Store, car Google restreint les apps qui envoient des SMS de cette façon. Android vous préviendra que le fichier vient de l’extérieur du store ; cet avertissement est normal, et l’ordinateur vous indique sur quel bouton toucher à chaque fois. Installez, puis ouvrez l’app.
3. Saisissez dans l’app, sur le téléphone, le code à six caractères affiché sur l’ordinateur.
4. Accordez les autorisations demandées par Android. L’app en a besoin pour envoyer, pour lire les réponses et pour rester active en arrière-plan.
5. L’app vous demande ensuite si vous voulez importer vos conversations existantes. Acceptez : quand quelqu’un répondra plus tard, vous verrez tout l’historique plutôt qu’un simple numéro.

De retour sur le tableau de bord, le téléphone apparaît comme connecté, avec sa batterie et son état (en ligne ou non). S’il passe hors ligne plus tard, la campagne attend dans la file et reprend dès qu’il revient.

Créer la campagne et importer le fichier

Allez dans Campagnes et cliquez sur Nouvelle campagne.

1. Donnez-lui un nom que vous reconnaîtrez dans un mois, comme « Rappels de rendez-vous d’octobre ».
2. Choisissez le téléphone qui envoie. Si vous avez plusieurs téléphones sur le compte, c’est ici que vous choisissez lequel envoie. Seuls les téléphones en ligne peuvent être choisis ; si le vôtre est hors ligne, laissez le champ vide et la campagne partira dès qu’un téléphone sera de retour. Vous pouvez aussi autoriser un autre téléphone à prendre le relais si celui choisi est hors ligne au moment de l’envoi.
3. Importez le fichier. Déposez le .xlsx ou le .csv dans la zone Contacts. Le fichier est lu, vous voyez combien de numéros ont été trouvés, et les colonnes supplémentaires sont listées comme variables. Si certaines lignes n’ont pas de numéro valide, elles s’affichent avec la raison, et vous décidez de continuer ou non avec les autres.

Rien n’est encore parti. La campagne n’existe qu’une fois que vous appuyez sur Créer la campagne, ou sur Enregistrer le brouillon pour la terminer plus tard.

Rédiger le message avec les informations de chaque personne

Vous pouvez envoyer exactement le même texte à tout le monde. Ou vous pouvez le personnaliser : tapez @ dans la zone du message, choisissez une colonne, et elle s’insère dans le texte sous forme de variable. Au moment de l’envoi, chaque personne reçoit sa propre valeur.

Bonjour @{nom}, votre rendez-vous est demain à @{heure}. Répondez OUI pour confirmer.

Marie reçoit « Bonjour Marie, votre rendez-vous est demain à 9h30 », Julien reçoit le sien. Une seule campagne, un message différent pour chaque ligne.

Deux points à surveiller pendant la rédaction :

• La longueur. Un SMS standard compte 160 caractères. Certains caractères accentués (ã, ç, ê, etc.) font passer le message à un autre alphabet où la limite tombe à 70 : un rappel de deux lignes devient alors deux ou trois messages. L’éditeur fait le calcul pour vous et propose de convertir les accents en un clic.
• Les variables qui s’allongent. Un prénom est court ; une adresse complète, non. Vérifiez l’aperçu avec la valeur la plus longue de votre fichier.

Envoyer tout de suite ou programmer

Appuyez sur Créer la campagne pour envoyer tout de suite, ou cochez Programmer le début, choisissez la date et l’heure auxquelles vos clients lisent vraiment leurs SMS (le milieu de matinée vaut mieux que 23 h), puis appuyez sur Programmer la campagne.

Avant tout envoi, le message passe une rapide vérification automatique. C’est un contrôle de sécurité sur le contenu, et il est là pour protéger votre numéro. Il prend quelques secondes. Si le texte correspond à un schéma qui demande un regard humain, la campagne est mise en attente et le tableau de bord vous explique pourquoi ; en la dupliquant avec une formulation ajustée, vous pouvez la renvoyer.

Ensuite, l’envoi démarre et vous voyez la barre de progression avancer.

Ce qui se passe pendant l’envoi

L’envoi se fait à un rythme humain, environ un message toutes les deux secondes. La liste ne part pas d’un seul coup, et c’est voulu : c’est ainsi que vous restez en bons termes avec votre opérateur et que votre numéro garde une bonne réputation. Une liste de 1 000 numéros prend environ 35 à 40 minutes.

Rien ne se perd. Chaque message attend dans la file et part dans l’ordre. Si le téléphone perd le réseau ou n’a plus de batterie, la file attend et reprend. Sur la page de la campagne, vous voyez ce qui a été remis, ce qui a échoué et pourquoi, et depuis quel téléphone chaque message est parti.

Où arrivent les réponses

C’est la partie à laquelle la plupart des gens ne s’attendent pas. Allez dans Conversations. Tous les fils de ce téléphone s’y trouvent, et quand les gens répondent, leurs réponses s’affichent juste à côté de ce que vous leur avez envoyé. Vous répondez depuis l’ordinateur, comme sur WhatsApp Web, et la réponse part du numéro que vos clients connaissent déjà.

Ce n’est donc pas un simple envoi à sens unique. Une campagne lancée depuis un tableur devient un vrai canal d’échange dans les deux sens, qui passe par le téléphone que vous avez dans la poche.

Erreurs fréquentes

• La mauvaise colonne a été retenue. Après l’import, choisissez la bonne dans « Numéros de la colonne ».
• La colonne des numéros contient une formule ou est au format nombre. Excel supprime alors le + ou le 0 du début. Mettez la colonne au format texte avant de saisir les numéros, ou utilisez le format international avec le + devant.
• Des numéros nationaux d’un autre pays. Un numéro belge écrit 0470 12 34 56 sur une SIM française ne peut pas être lu. Écrivez-le avec l’indicatif du pays : +32 470 12 34 56.
• Les chats RCS sont activés dans l’app de messagerie du téléphone. Avec le RCS activé, Android n’envoie plus les messages en SMS et la synchronisation s’arrête. Désactivez le RCS dans les réglages de l’app de messagerie.
• Envoyer 3 000 messages dès le premier jour. Les opérateurs remarquent les hausses brutales. Commencez par quelques centaines, puis augmentez le volume.
• Faire ses tests avec de vrais clients. Mettez votre propre numéro sur la première ligne et envoyez une campagne d’un seul message avant la vraie.