En bref
- Exportez les rendez-vous à rappeler (nom, téléphone, date, heure) dans Excel ou Google Sheets.
- Importez le fichier dans DroidSender comme campagne.
- Rédigez un seul rappel en utilisant les colonnes, comme @{nom} et @{heure}.
- Programmez-le, par exemple la veille à 18h00.
- Lisez les confirmations et les demandes de changement dans une seule boîte de réception, et répondez depuis votre ordinateur.
Ce dont vous avez besoin
- Un téléphone Android avec une carte SIM qui peut envoyer des SMS, connecté à DroidSender.
- Une liste de rendez-vous avec le numéro de téléphone de chaque client (exportée de votre logiciel de réservation, de votre agenda ou d’un tableur).
Les rendez-vous manqués coûtent de l’argent. Un court SMS la veille est l’un des moyens les plus simples de les réduire, et il fonctionne d’autant mieux qu’il vient d’un numéro que vos clients connaissent déjà. S’ils répondent, la réponse doit vous revenir, et non partir vers un numéro qui ne reçoit pas les réponses.
Ce guide vous montre comment envoyer des rappels de rendez-vous par SMS depuis votre propre numéro de téléphone, à partir de la liste de rendez-vous que vous avez déjà.
À qui s’adresse ce guide
Salons de coiffure et barbiers, cliniques, dentistes et kinésithérapeutes, garages, plombiers et autres artisans, professeurs particuliers, salles de sport et coachs sportifs. Bref, tous ceux dont les clients réservent un créneau. Si vous êtes plombier, chauffagiste ou artisan, un guide avec des exemples vous est consacré : SMS de rappel de rendez-vous pour les artisans.
Étape 1 : mettre les rendez-vous du lendemain dans un tableur
La plupart des logiciels de réservation et des agendas savent exporter une liste. Il vous faut une ligne par rendez-vous, avec au minimum le numéro de téléphone. Ajoutez le nom, la date et l’heure pour personnaliser le texte.
| téléphone | nom | date | heure |
|---|---|---|---|
| +33 6 39 98 00 21 | Anne | mardi 14 | 10h30 |
| 06 39 98 00 22 | David | mardi 14 | 15h00 |
Pas d’export possible ? Une simple feuille Google Sheets que vous remplissez au fil de la journée fait aussi l’affaire.
Étape 2 : importer le fichier et rédiger le rappel
Dans DroidSender, créez une campagne, importez le fichier et rédigez le message en utilisant les noms des colonnes. Vérifiez l’aperçu sur quelques lignes.
Étape 3 : le programmer
Choisissez l’heure d’envoi, par exemple 18h00 la veille. Le téléphone envoie les rappels à un rythme humain, depuis votre numéro. Gardez-le chargé et connecté ; le tableau de bord affiche sa batterie et son état.
Étape 4 : gérer les réponses depuis votre ordinateur
Les confirmations, les « on peut passer à jeudi ? » et les annulations arrivent dans la boîte de réception Conversations, avec un fil par client, juste sous votre rappel. Répondez depuis l’ordinateur et la réponse part de votre numéro.
Modèles de rappel à copier
Chaque modèle ci-dessous tient dans un seul SMS avec un prénom, une date et une heure courants (compté avec les caractères GSM-7 standard). Gardez vos rappels courts : un SMS contient 160 caractères, mais la plupart des lettres accentuées (comme á, ã ou ç), un emoji ou la ponctuation typographique font passer tout le message en Unicode, qui n’en contient que 70.
Astuce : un tiret long (–) ou des guillemets et apostrophes typographiques (’ “ «) copiés depuis un document transforment un rappel de 112 caractères en 2 SMS. Utilisez plutôt un trait d’union normal (-) et des guillemets droits (' ").
Salon de coiffure ou barbier
Bonjour @{nom}, à @{date} à @{heure} au Studio Neuf. Un changement ? Répondez simplement à ce message.
~98 caractères · 1 SMS
Cabinet médical ou dentiste
Bonjour @{nom}, nous vous rappelons votre rendez-vous le @{date} à @{heure}. Répondez OUI pour confirmer ou appelez-nous pour le décaler.
~133 caractères · 1 SMS
Plombier ou artisan
Bonjour @{nom}, nous passons chez vous le @{date} vers @{heure}. Répondez ici en cas de changement. - Plomberie du Centre
~117 caractères · 1 SMS
Garage
Bonjour @{nom}, votre voiture est attendue au garage le @{date} à @{heure}. Répondez si vous souhaitez un autre créneau.
~116 caractères · 1 SMS
Professeur ou coach
Bonjour @{nom}, petit rappel : notre séance a lieu le @{date} à @{heure}. Au plaisir de vous voir !
~95 caractères · 1 SMS
L’automatiser
Si vous préférez ne pas importer un fichier tous les jours, votre logiciel de réservation peut envoyer le rappel via l’API DroidSender au moment où un rendez-vous est créé, ou la veille. Un développeur peut le mettre en place avec le guide de démarrage rapide, ou avec un outil sans code capable d’envoyer une requête HTTP.
Bonnes pratiques
- N’écrivez qu’aux clients qui vous ont donné leur numéro pour leurs réservations.
- Indiquez qui vous êtes dans le message, et limitez-le au rendez-vous.
- Envoyez à une heure raisonnable, dans le fuseau horaire de vos clients.
Questions fréquentes
- Comment rédiger un SMS de rappel de rendez-vous ?
- Faites court et précis : qui vous êtes, la date et l’heure, et ce qu’il faut faire en cas de changement. Par exemple, « Bonjour Anne, à mardi 14 à 10h30 au Studio Neuf. Un changement ? Répondez simplement à ce message. » Utilisez le prénom du client et tenez-vous-en à un seul SMS (160 caractères si vous évitez les emojis et la plupart des accents).
- Puis-je envoyer des rappels de rendez-vous par SMS depuis mon propre numéro ?
- Oui. Avec DroidSender, votre téléphone Android envoie les rappels par sa carte SIM, donc vos clients voient votre numéro habituel et peuvent y répondre.
- Quand envoyer un SMS de rappel de rendez-vous ?
- Beaucoup d’entreprises l’envoient la veille, en fin d’après-midi, et certaines en ajoutent un second quelques heures avant. Choisissez ce qui convient à vos clients et programmez la campagne à cette heure-là.
- Les clients peuvent-ils répondre pour confirmer ou annuler ?
- Oui. Ils répondent à votre numéro habituel, et la réponse apparaît dans la boîte de réception Conversations sur votre ordinateur, dans le même fil que le rappel. Vous répondez depuis là.
- Dois-je envoyer chaque rappel à la main ?
- Non. Vous importez une seule liste et rédigez un seul message. DroidSender remplit le nom, la date et l’heure de chaque client à partir du tableur.
- Peut-il envoyer les rappels automatiquement depuis mon logiciel de réservation ?
- Si votre logiciel de réservation peut exporter une liste, vous pouvez l’importer chaque jour. S’il peut appeler un webhook ou une API, un développeur peut le connecter à l’API DroidSender pour que les rappels partent tout seuls.
- Combien ça coûte ?
- DroidSender ne facture rien par message ; les SMS passent par votre forfait mobile. Essayez gratuitement : 1 000 SMS pendant vos 30 premiers jours, puis 100 par mois. Sans carte bancaire. Les forfaits payants commencent à 7,99 $ par mois (facturé à l’année) pour 2 000 SMS.